Es muy común en este oficio generar eventos de capacitación, excusas para vernos, tocar el tema y descubrir en conjunto con clientes, empresas e inlcusive dentro de la misma empresa co-workers oportunidades digitales relevantes ya que el día a día no nos permite en nuestro trajín sacar ese valioso tiempo para hacerlo. Esto me cuestiona pues para todo hay tiempo, las sesiones de innovaci;on, de pensar en digital juntos, de aprender deberian ser un must en nuestras relaciones de trabajo con clientes y empresa, pero sin embargo aun es un sacrificio realizarlas y salirnos un dia de la inercia para dedicarlo a innovar.
Entonces bien si usted se siente atraído por este mundo y esta pensando ser Digital o comenzar a enrolarse en esta industria el marketing online, la teoría y práctica de organización de eventos y hasta las RR.PP serán de gran ayuda para usted porque cuando el tema es digital nadie mete la mano, solo los digitales y trabajo es el que hay.
Organizar un evento hace algunos años era simple: confirmar lista de invitados, separar lugar, conferencistas, memorias, evaluación física y sale... en este momento donde los eventos tienen pre evento en redes sociales, donde existen los hashtags # con el nombre del evento y donde la comunicación inicia previa en el momento de convocatoria al mismo no se trata de que hacer sino de como hacerlo porque el checklist es amplio.
Generar dinamica en redes, la evaluación del evento, (si es digital una olla que esta sea en papel); entonces aparece el tema de montarla como una encuesta online, consiga los recursos, separe auditorio, prepare los breaks, las dinámicas no son más accionadas realmente, el evento que se respete en digital debe tener 1 o 2 mecánicas a través del medio mismo y por ende la transmisión en Twittcam o al menos twitteado para volverlo tendencia, ademas de premios porque sino nadie se anima a participar. Quien tome las fotos, quien entreviste a los asistentes, quien capture datos y por supuesto quien de las conferencias, además quien documente el evento para que quede al menos algo que nos diga en el futuro que paso y como contribuyó.
En este mundo Digital hemos visto grandes conferencistas que no pasan de las cifras y eso es algo que los auditorios ya bien informados, repletos de dudas y llenos de prosumidores no soportan más; el auditorio actual sabe y quiere ver aplicaciones cercanas, no necesariamente muy elaboradas, ejemplos en todos sus tamaños y por eso esta labor de seleccionar quienes van es un poco ardua; unos buenos conferencistas con el contenido primordial del evento y de ellos depende en buena parte el éxito del mismo.
Es ahí donde comienza a jugar un tema de incertidumbre grande porque si algo son los expositores por mas buenos que sean es un poco incumplidos para la entrega del material, y ni que lo diga yo que soy una (modestia aparte) y adicional lo ando viviendo en este mismo instante con un evento que ando montando.
Ojo, tengan presente; los digitales insistimos todo el año en planear el evento, pedimos espacio, tenemos todo planeado pero es cuando un Director de cuentas, Ejecutivo o Planner se les ocurre empujar el tema en la reunión o cuando por fin el cliente se pellizca porque vio lago de la competencia en digital que finalmente se da la oportunidad y la cosa sucede mas o menos asi...
Director: ... Listo!!! esta planeado el Digital Day para dentro de una semana.
Digital: que? una semana? es poquito tiempo pero dale...como coordinamos? quien me apoya con esto?
Director: Pues todo el equipo, dale y nos cuentas que necesitas...
Realidad: Haz lo que puedas con lo que tengas que el evento es en una semana y estamos full!
PLOP, eso es dia a dia en digital.... pocos son los eventos con los que tenemos un tiempo respetable de planeación, sin embargo cabe decirlo...tambien los he vivido muy planeados y funcionan a la perfección, ese es el ideal, mínimo un mes para seleccionar conferencistas buenos, preparar materiales y hacer las cosas sin mucho afán, déjenme decirles que en el marketing ferial (materia estudiada años atrás en mi carrera de comunicación) se planean eventos hasta con 1 año de antelación; cosa que obviamente no ocurre en digital.
Hacer el diseño del certificado, comprar el sharpie para firmar los diplomas, llevarlos al tema de firmas con Gerentes, Directores de Area o algunos de los mas grandes conferenciantes son también labores de la persona que esta organizando el evento; que en el equipo pueden ser 5 o 6 pero que el que esta voliando para sacar todo adelante sin duda es y será el doliente, es decir el Digital que lo está organizando.
Bien nos valdría sacar ese dia tennis y sudadera; hacernos patrocinar por Rexona o Lady Speed Stick porque el tema es de sudarla y sudamos la gota gorda como dicen en mi tierra.
Sin duda algo (como la ley de Murphy existe) saldrá de manera equivocada o tarde o lento, pero los buenos digitales sufrimos de algo que nos ayuda a sopesar esos temas...se llama pasión y se lleva en la sangre.
Advertencia Importante: Si esta pensando enrolarse en este mundo y no vibra con este mundo de tecnología, chascarrillos, corre corre y multitareas mejor no lo haga porque lo que se le viene es muy duro. Si por el contrario ama lo que hace en este medio interactivo y cambiante; muy seguramente se ha sentido identificado con este artículo y ha planeado más de una vez este tipo de eventos multitarget, multitareas y al extremo, es un todero de corazón y se le mide a los retos.
Para concluir quisiera anotar que un buen digital sabe de Marketing Ferial sin haberlo estudiado, de diseño sin haber pasado por Illustrator, de P.R sin tener las mejores conexiones del mundo, de redacción, control, comidas, reservas y hasta de actividades secretariales y directivas. Somos un poco de todo con un alto contenido de tenacidad: Profesores, vendedores, comunicadores, relacionistas, ingenieros de sistemas, mediadores, negociadores y mucho más.
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